Regulamin udostępniania

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

Artykuły

Regulamin udostępniania

26 maja 2015

Załącznik  do Zarządzenia nr 4 Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach

z dnia 14 czerwca 2017 roku

 

 

Regulamin udostępniania materiałów archiwalnych

w Archiwum Państwowym w Siedlcach

 

  1. Archiwum Państwowe w Siedlcach, zwane dalej „Archiwum” udostępnia przechowywane przez nie materiały archiwalne osobom zainteresowanym, zwanym dalej „użytkownikami” w następujący sposób:
  2. a) bezpośrednio, umożliwiając imiennie określonym użytkownikom osobiste zapoznawanie się z materiałami archiwalnymi albo reprodukcjami;
  3. b) pośrednio, przekazując imiennie określonym użytkownikom, w trybie usług archiwalnych, pisemną informację przetworzoną na podstawie treści materiałów archiwalnych bądź sporządzoną w postaci reprodukcji tych materiałów.
  4. Materiały archiwalne oraz ich reprodukcje udostępniane są bezpośrednio w przeznaczonym do tego pomieszczeniu Archiwum, nieodpłatnie, w godzinach ustalonych przez dyrektora Archiwum.

 

  • 2
  1. Archiwum umożliwia użytkownikom jego zasobu archiwalnego korzystanie

z materiałów archiwalnych w warunkach, które sprzyjają efektywnemu zapoznawaniu się z treścią tych materiałów i spełniają wymogi bezpieczeństwa zasobu, a w tym zapewnia:

1) indywidualne, ergonomiczne stanowiska pracy zlokalizowane w użytkowanych przez Archiwum pomieszczeniach, wyposażone w:

  1. a) przestrzeń roboczą umożliwiającą swobodne korzystanie z materiałów archiwalnych i źródła światła zgodne z obowiązującymi normami oświetlenia miejsc pracy we wnętrzach, w zakresie czynności czytania i pisania,
  2. b) urządzenia niezbędne do korzystania z przechowywanych w Archiwum materiałów archiwalnych albo ich reprodukcji, szczególnie tych, które zawierają zapisy obrazu i dźwięku,
  3. c) źródła zasilania dla przenośnych urządzeń powszechnego użytku, wykorzystywanych przez użytkowników do pracy nad udostępnionymi materiałami archiwalnymi,
  4. d) urządzenia niezbędne do korzystania przez użytkowników z posiadanych przez Archiwum baz danych, niezawierających treści chronionych, dostępnych drogą elektroniczną;

2) sukcesywne zamieszczanie cyfrowych kopii materiałów archiwalnych z zasobu archiwów, które nie zawierają treści chronionych przed powszechnym dostępem, w otwartych portalach internetowych, z zapewnieniem możliwości korzystania

z mechanizmów wyszukiwawczych;

3) przekazywanie osobom zainteresowanym, w odpowiedzi na ich zapytania, przetworzonej informacji o treści materiałów archiwalnych z zasobu archiwów albo zamówionych przez te osoby reprodukcji tych materiałów;

 4) dostęp do środków ewidencyjnych oraz pomocy archiwalnych, zarówno w pomieszczeniach archiwum, jak i przez Internet;

5) udzielanie użytkownikom wyjaśnień dotyczących zasad udostępniania zasobu archiwalnego, a także informacji o środkach ewidencji oraz archiwalnych pomocach informacyjnych.

  1. Udostępnianie materiałów archiwalnych w sposób określony w ust. 1 pkt 3, realizowane jest w trybie usług, o których mowa w art. 16 ust. 2a Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym  zasobie archiwalnym i archiwach.
  2. W wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych szczególnymi właściwościami udostępnianych materiałów archiwalnych albo szczególnymi potrzebami użytkownika, Archiwum może udostępniać te materiały w pomieszczeniu nieprzeznaczonym do tego celu, pod warunkiem zapewnienia ich bezpieczeństwa.
  3. Dozwolone jest dostarczanie przez Archiwum drogą elektroniczną cyfrowych kopii materiałów archiwalnych oraz środków ewidencji, których dostępność podlega ustawowym ograniczeniom imiennie zidentyfikowanym użytkownikom, pod warunkiem zapewnienia bezpieczeństwa transferu uniemożliwiającego dostęp osobom trzecim.

 

  • 3
  1. Ewentualne wyjaśnienia albo oświadczenia użytkowników:

1) jeśli są wymagane ze względu na ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych,             odbierane są przez Archiwum w formie pisemnej, a w przypadkach indywidualnego (imiennego) udostępniania drogą elektroniczną cyfrowych kopii materiałów   archiwalnych wyjaśnienia albo oświadczenia powinny być autoryzowane             kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP;

2) jeśli nie służą wykazaniu informacyjnych uprawnień użytkowników, a mają charakter techniczny i pomocniczy, mogą być przez nich składane bez zachowania szczególnej formy, w tym ustnie.

  1. Archiwum uznaje dane osobowe, przekazane przez użytkownika jako jego własne, za wiarygodne oświadczenie o tożsamości. Jednak w odniesieniu do występujących w materiałach archiwalnych informacji, których dostępność jest prawnie ograniczona, Archiwum wzywa zainteresowanego do potwierdzenia tożsamości, w szczególności poprzez złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP albo poprzez okazanie dokumentu tożsamości.
  2. Niedozwolone jest kopiowanie przez Archiwum dokumentów tożsamości albo przetwarzanie ich obrazów; okazanie dokumentu powinno być potwierdzone przez pracownika Archiwum adnotacją służbową.
  3. Ograniczenia w udostępnianiu materiałów archiwalnych mają odpowiednie zastosowanie do przekazywania przez Archiwum zamówionych reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści, a także do samodzielnego kopiowania tych materiałów.
  4. Udostępnianie materiałów archiwalnych może ulec zawieszeniu na czas niezbędny do przeprowadzenia przez Archiwum wyjaśnień albo innych czynności w ramach postępowania w sprawie odmowy udostępnienia tych materiałów.

 

  • 4
  1. 1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych składa przed dostarczeniem szczegółowego zamówienia formularz Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego Archiwum Państwowego w Siedlcach, zwane dalej „Zgłoszeniem”, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, zawierający następujące informacje o użytkowniku:

            1) imię i nazwisko;

            2) adres miejsca zamieszkania;

3) adres do korespondencji (jeśli jest różny od adresu miejsca zamieszkania; dopuszcza się zamieszczenie adresu elektronicznego, w szczególności adresu poczty elektronicznej);

            4) rodzaj i numer dokumentu tożsamości.

  1. Formularz zgłoszenia zawiera również pola, w których użytkownik może fakultatywnie podać:

            1) temat pracy, na której potrzeby zamierza korzystać z materiałów archiwalnych, albo   cel prowadzonych w Archiwum badań;

            2) dane ułatwiające kontakt, w tym numer telefonu albo adres elektroniczny,

 w szczególności adres poczty elektronicznej.

3) dane  dotyczące  charakteru  prowadzonych  badań

  1. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w zgłoszeniu, podając datę modyfikacji.
  2. Zgłoszenie wskazuje Archiwum, w którym jest składane, a także zawiera datę jego złożenia i własnoręczny podpis użytkownika. W razie przesłania wypełnionego formularza Zgłoszenia drogą elektroniczną, użytkownik składa podpis na wydruku Zgłoszenia przy pierwszej wizycie w Archiwum, chyba że elektroniczny oryginał opatrzył kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
  3. Zgłoszenie zachowuje ważność przez 12 miesięcy, licząc od ostatniej wizyty użytkownika w placówce Archiwum, jednak nie dłużej niż przez 3 lata.
  4. Użytkownik zainteresowany uzyskaniem drogą elektroniczną cyfrowych kopii materiałów archiwalnych, których dostępność podlega prawnym ograniczeniom, przekazuje Archiwum dane określone w ust. 1 pkt 1-3, autoryzując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Możliwe jest też przekazanie tych danych w tradycyjnej postaci pisemnej, potwierdzonych podpisem odręcznym.
  5. Korzystanie drogą elektroniczną z ogólnie dostępnych materiałów archiwalnych odbywa się bez zgłoszenia i bez imiennej identyfikacji użytkowników.

 

  • 5
  1. Materiały archiwalne albo ich reprodukcje udostępniane są w Czytelni Archiwum na podstawie zamówienia użytkownika (rewersu). Rewersy wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. W przypadku materiałów zdigitalizowanych rewers może obejmować większą liczbę jednostek archiwalnych.
  2. Zamówienie powinno zawierać imię i nazwisko użytkownika, oznaczenie zespołów

(zbiorów) archiwalnych, do których należą zamawiane jednostki oraz sygnatury tych jednostek a także datę sporządzenia zamówienia.

  1. Użytkownik składa zamówienie na udostępnione materiały archiwalne w Czytelni Archiwum albo drogą elektroniczną.
  2. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkowników samodzielnie.
  3. Pracownicy Archiwum odpowiedzialni za udostępnienie zasobu archiwalnego są obowiązani udzielać użytkownikom wyjaśnień dotyczących zasad udostępniania zasobu archiwalnego oraz informacji o środkach ewidencyjnych oraz innych archiwalnych pomocach informacyjno – wyszukiwawczych.
  4. Każdorazowe udostępnienie materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji w przeznaczonych w tym celu pomieszczeniu Archiwum rejestrowane jest przez pracownika czuwającego nad prawidłowym tokiem ich udostępnienia w ewidencji, poprzez wpisanie imienia i nazwiska, daty wizyty, numerów zespołów (zbiorów) oraz sygnatur udostępnianych jednostek archiwalnych albo identyfikatorów reprodukcji. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednie pola datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko. Fakultatywnie może też podać temat swojej pracy czy przedmiotu badań.

 

  • 6
  1. Udostępnianiu w pomieszczeniach Archiwum podlegają materiały archiwalne:

            1) zewidencjonowane, tzn. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają           identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych o określonej zawartości lub         jednorodnych pod względem zawartości grup jednostek, także jeśli nie zostały           opracowane zgodnie z przyjętymi w archiwistyce zasadami metodycznymi;

            2) opatrzone paginacją lub foliacją, z tym, że od tego wymogu można odstąpić w            odniesieniu do materiałów oprawnych – z zastrzeżeniem, że ewentualne    niezintegrowane składniki takich jednostek (np. luźne mapy w księdze) powinny być          oznaczone w sposób umożliwiający kontrolę ich kompletności;

            3) oznakowane jako należące do zasobu archiwalnego archiwum, zgodnie z         obowiązującymi przepisami;

            4) będące w stanie fizycznym niepowodującym istotnych przeciwwskazań          konserwatorskich do ich użytkowania.

  1. Materiały archiwalne z zasady udostępnia się w miejscu ich stałego przechowywania.
  2. W przypadku materiałów archiwalnych, z których sporządzono reprodukcje użytkowe, udostępnia się te reprodukcje.
  3. Oryginalne jednostki archiwalne zawierające luźne karty udostępnia się kolejno, co oznacza, że po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną.
  4. Wyjątki od zasad określonych w ust. 3 i 4 mogą być dopuszczone w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami użytkownika, o ile nie stwarzałyby zagrożenia dla zasobu archiwalnego.
  5. Na pisemny wniosek użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić reprodukcje, w szczególności mikrofilmy materiałów archiwalnych, przechowywane w innym Archiwum. Może też w celu udostępnienia wypożyczyć reprodukcje materiałów archiwalnych z własnego zasobu archiwalnego innemu archiwum, a w szczególnych przypadkach także innej instytucji, na podstawie porozumienia lub umowy. Wypożyczenie i udostępnienie reprodukcji wskazanych przez użytkownika, a także dokumentowanie tej operacji, dokonywane jest w uzgodnieniu między kierownikami obu zaangażowanych jednostek organizacyjnych. Koszty wynikłe z wypożyczenia reprodukcji ponosi użytkownik.
  6. Udostępnianie materiałów archiwalnych i ich reprodukcji w Czytelni archiwum prowadzone jest w poniedziałki, wtorki, środy, piątki w godzinach 8.30 – 15.00 oraz w czwartki w godzinach 11.45 – 17.45.

8.Termin udostępnienia materiałów archiwalnych wymagających dodatkowego przygotowania (paginacja, zabiegi konserwatorskie) określany jest w trybie indywidualnych ustaleń dokonanych między użytkownikiem a Archiwum.

 

  • 7
  1. Pracownik czuwający nad prawidłowym tokiem udostępniania przyjmuje do podręcznego depozytu materiały archiwalne lub ich reprodukcje, a także wydaje je uprawnionym użytkownikom.
  1. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w podręcznym depozycie.
  2. W przypadku szczególnie cennych materiałów archiwalnych użytkownik przerywający pracę nad nimi i na krótki czas opuszczający pomieszczenie przeznaczone do ich udostępnienia jest zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurującego pracownika.
  3. Po każdorazowym zakończeniu pracy użytkownik korzystający z materiałów archiwalnych albo ich reprodukcji w Czytelni Archiwum oddaje je dyżurującemu pracownikowi w celu zwrotu do magazynu lub zachowania ich w podręcznym depozycie. Nie dotyczy to materiałów i reprodukcji, których oddawanie lub deponowanie jest, ze względu na ich cechy techniczne, bezprzedmiotowe.
  4. Z uwagi na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego i warunki organizacyjne procesu udostępniania, może ulec ograniczeniu – na zasadach określonych w regulaminie korzystania z materiałów archiwalnych – liczba oryginalnych jednostek archiwalnych, dostarczanych jednemu użytkownikowi w ciągu dnia.
  5. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji znajdujących się w podręcznym depozycie jest dłuższa niż 10 dni, podlegają one zwrotowi do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zamówienia; dyrektor Archiwum może ustalić krótszy od powyższego okres deponowania materiałów zakwalifikowanych jako szczególnie cenne albo wykluczyć ich czasowe przechowywanie poza magazynem.
  6. Użytkownik korzystający z mikrofilmów powinien po upływie 1 godziny przerwać pracę i wyłączyć czytnik na 15 minut.

 

  • 8

 

  1. W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnionych w przeznaczonym do tego pomieszczeniu Archiwum użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

1) powinno być prowadzone:

  1. a) w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania tymi materiałami inaczej niż podczas zwykłego korzystania z nich,
  2. b) w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów, blend odblaskowych albo blatów       roboczych, a także urządzeń powodujących hałas,
  3. c) w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy użytkowników;

2) nie może być uważane za przesłankę udostępnienia w oryginale materiałów archiwalnych, jeśli Archiwum dysponuje ich reprodukcjami użytkowymi albo jeśli wyłączone są z udostępniania ze względu na zły stan fizyczny.

  1. Użytkownik może nieodpłatnie pobierać cyfrowe kopie materiałów archiwalnych prezentowane przez Archiwum w otwartych systemach teleinformatycznych. Sprawy pozyskiwania innych cyfrowych kopii materiałów archiwalnych, będących w posiadaniu Archiwum, podlegają załatwieniu indywidualnie.
  2. Dopuszczalne jest poddawanie samodzielnemu kopiowaniu przez użytkownika reprodukcji materiałów archiwalnych, w tym materiałów audiowizualnych, a także obrazów wyświetlanych na czytnikach mikrofilmowych, nie wyłączając mikrofilmów wypożyczonych z innych archiwów.
  3. Dostęp do ewidencji zasobu archiwalnego może być ograniczony tylko ze względu na przeszkody prawne – w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych albo dóbr osobistych – w trybie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych.
  4. Dostęp do materiałów archiwalnych z zasobu archiwum państwowego może zostać ograniczony ze względu na zły stan fizyczny tych materiałów archiwalnych albo prawną ochronę określonych informacji poprzez:
  5. a) uzasadniony wymóg złożenia przez użytkownika wyjaśnień bądź oświadczeń albo udokumentowania szczególnych uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych przezeń materiałów archiwalnych, w szczególności poprzez przedłożenie upoważnienia zleceniodawcy, na którego rzecz użytkownik działa, albo zgody dysponenta dokumentacji zdeponowanej lub przekazanej do Archiwum z zastrzeżeniem jej ograniczonej dostępności itp.;
  6. b) dołączenie do Zgłoszenia, na formularzu dostarczonym przez Archiwum pisemnego zobowiązania użytkownika do wykorzystania informacji uzyskanych na podstawie udostępnionych materiałów archiwalnych, a mających znamiona aktualności, w sposób nie naruszający wolności albo praw, wynikających w szczególności z przepisów chroniących dobra osobiste lub dane osobowe, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
  7. c) ograniczenie korzystania z materiałów archiwalnych do poszczególnych jednostek archiwalnych bądź określonych dokumentów w obrębie jednostki archiwalnej;
  8. d) ograniczenie lub wykluczenie reprodukowania udostępnionych materiałów archiwalnych;
  9. e) całkowitą albo częściową odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych.

 

  • 9
  1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, a także w sposób niegrożący ich uszkodzeniu lub zniszczeniu.
  2. Korzystanie z materiałów archiwalnych powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników korzystających z akt.
  1. Użytkownikowi nie wolno:
  1. a) zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych;
  2. b) zamieszczać na nich notatek, uwag i znaków;
  3. c) sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach;
  4. d) używać korektorów, pisaków fluorescencyjnych lub atramentu;
  5. e) kłaść otwartych ksiąg i książek grzbietem do góry;
  6. f) w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępniane archiwalia.
  7. Wynoszenie poza pomieszczenie, w którym udostępniane są materiały archiwalne i pomoce ewidencyjno – informacyjne przez użytkowników jest zabronione pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
  8. Do pomieszczenia, w którym udostępniane są materiały archiwalne nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenia dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, środków łatwopalnych itp.) a także teczek, toreb i wierzchnich ubrań.
  9. W przypadku dopuszczenia się przez użytkownika czynności zagrażających bezpieczeństwu lub integralności udostępnionych materiałów archiwalnych lub rażącego nieprzestrzegania zasad korzystania z materiałów archiwalnych dyrektor Archiwum może wydać decyzję o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.
  10. Przebieg udostępniania materiałów archiwalnych jest poddawany nieprzerwanej obserwacji również przy użyciu technicznych środków monitoringu.

 

  • 10

Reprodukcje materiałów archiwalnych wykonane w ramach udostępniania archiwaliów, które w świetle obowiązujących przepisów nie powinny nosić cech dokumentu urzędowego nie będą opatrywane pieczęciami Archiwum.

 

  • 11

W zakresie nie unormowanym w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie postanowienia Zarządzenia nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r.

 w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-05-26
Data publikacji:2015-05-26
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:4760